Die Kunst der Entschuldigung: Wie man sich mit einer E-Mail entschuldigt (und es ernst meint)
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Jeder vermasselt manchmal. Versuchen Sie, wie wir könnten, niemand ist perfekt. Wenn Sie einen Fehler machen, der jemand anderem weh tut, ist es angebracht, sich zu entschuldigen.
Während Sie sich oft persönlich entschuldigen müssen, können Sie es manchmal vorziehen oder müssen sich per E-Mail entschuldigen. Wir werden uns in einer E-Mail professionell entschuldigen, um Ihnen dabei zu helfen, das Beste aus dieser Situation zu machen.
Die drei Bestandteile einer richtigen Entschuldigung
Obwohl es kein universelles Muster gibt, besteht ein allgemein akzeptierter Standard für Entschuldigungen aus drei Teilen:
- Zugeben, dass du etwas falsch gemacht hast.
- Fühle Reue für deine Handlungen und sei einfühlsam zu verstehen, wie sie die andere Person verletzen.
- Restitution, wo Sie die Situation richtig machen.
Wir werden uns jedes dieser drei Elemente ansehen, während wir uns in einer E-Mail entschuldigen.
Öffnen Sie Ihre Entschuldigung
Bevor Sie mit der eigentlichen Entschuldigung beginnen, müssen Sie sich an die Person wenden, an die Sie schreiben. Dies hängt stark von Ihrer Beziehung zur Person ab.
Nehmen wir an, Sie haben in einer beruflichen Situation einen Fehler gemacht und müssen daher eine Entschuldigungs-E-Mail an Ihren Chef senden. Als Beispiel sagen wir, dass Sie eine wichtige Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt haben, was das Projekt für alle anderen verzögerte.
In diesem Fall wäre eine angemessene Begrüßung „Lieber [Name]“. Wenn Sie sich bei einem Freund entschuldigen würden, wäre etwas wie "Hallo [Name]" oder "Hallo [Name]" besser geeignet.
Vergessen Sie auch nicht die Betreffzeile der E-Mail. Nachdem Sie jemandem Unrecht getan haben, kann es sein, dass er nicht erfreut ist, eine E-Mail von Ihnen zu erhalten. Das Einfügen von "Bitte nehmen Sie meine Entschuldigungen an" oder "Es tut mir aufrichtig leid" in die Betreffzeile ist ein guter Weg, um von Anfang an klar zu machen, wofür Ihre Nachricht bestimmt ist. Versuchen Sie nicht, mit E-Mail-Akronymen schlau zu werden 15 E-Mail-Akronyme, die Sie für eingängige Betreffzeilen verwenden sollten 15 E-Mail-Akronyme, die Sie für eingängige Betreffzeilen verwenden sollten FYI, ich bin OOO bis EOD. Übrigens, PRB heute Abend mit J / N. Wenn Sie keine Ahnung haben, was diese E-Mail-Akronyme bedeuten, überprüfen Sie sie und wie Sie sie verwenden können. Weiterlesen .
Deinen Fehler anerkennen
Nachdem Sie die Eröffnung abgeschlossen haben, ist es Zeit für den ersten wichtigen Teil der Entschuldigung. Hier müssen Sie das aufgetretene Problem eindeutig identifizieren. Mach mit, was du getan hast; Versuchen Sie nicht, die Schuld von jemand anderem abzulenken oder Entschuldigungen für das zu finden, was passiert ist.
Hier ist ein Beispiel, was nicht zu tun ist:
Ich weiß zwar, dass ich eine wichtige Frist verpasst habe, aber es ist wirklich nicht meine Schuld. Ich habe mit Paul an diesem Projekt gearbeitet, und er hat zu viel Zeit verschwendet, indem er mir ein paar unabhängige Fragen gestellt hat. Mein Computer war die ganze Woche über außer Betrieb, und die IT-Abteilung konnte ihn noch nicht anzeigen. Das ist also nicht alles wegen mir.
Selbst wenn das oben Genannte zutrifft, ist es keine gute Entschuldigung. Dieser Teil muss Ihre Verantwortung für den Fehler anerkennen.
So etwas ist viel besser:
Mir ist klar, dass ich eine entscheidende Frist verpasst habe. Dieses Projekt war für unsere Abteilung wirklich wichtig, und Sie haben mir anvertraut, es rechtzeitig abzuschließen. Ich weiß, dass mein Versäumnis, diese Aufgabe rechtzeitig abzuschließen, den Abschluss des Projekts verzögert hat. Dies spiegelt unser Team schlecht wider, und das tut mir leid.
Hier haben Sie klar dargelegt, was Sie falsch gemacht haben, ohne zu versuchen, herunterzuspielen oder abzulenken.
Reue für das ausdrücken, was du getan hast
Nun, da Sie Ihren Fehler klar dargelegt haben, müssen Sie Reue über das zeigen, was passiert ist. Denken Sie daran, dass das, was Sie getan haben, Schmerzen, Frustration und andere negative Emotionen bei der anderen Person verursacht hat.
Machen Sie deutlich, dass Sie Reue über die Situation empfinden. Versuchen Sie, sich in ihre Lage zu versetzen und zu verstehen, wie Ihre Handlungen sie dazu gebracht haben, sich zu fühlen. Geben Sie hier keine Erklärung für Ihr Verhalten. Der Sinn einer Entschuldigung ist es, eine zerbrochene Beziehung zu reparieren und nicht zu beweisen, dass Sie die ganze Zeit Recht hatten.
Hier ist ein Beispiel, wie Sie diesen Teil der Entschuldigung einrahmen können:
Ich möchte mich aufrichtig dafür entschuldigen, dass ich meinen Verpflichtungen nicht nachgekommen bin und die mir anvertraute Aufgabe pünktlich erledigt habe. Es gibt keine Entschuldigungen für dieses Versagen. Ich mag es nicht zu wissen, dass ich mein Team im Stich gelassen habe, und ich fühle mich schrecklich, dass es Ihnen peinlich ist, wenn Sie sich mit dem Kunden treffen.
Das Ausdrücken von Empathie verleiht Ihrer Entschuldigung Authentizität. Es hilft Ihnen, Ihre Perspektive für einen Moment zu vergessen und sich anzusehen, womit jemand anderes zu tun hat.
Richtig machen
Worte sind wichtig, aber Taten haben viel mehr Gewicht. Um zu zeigen, dass Sie meinen, was Sie gesagt haben, ist es wichtig, Wiedergutmachung zu leisten. Handeln wird entweder die Situation verbessern (wenn möglich) oder zeigen, dass Sie Ihr Bestes tun werden, um den gleichen Fehler nicht noch einmal zu machen.
In Anlehnung an unser Beispiel, dass eine Frist versäumt wurde, könnte dies als Wiedergutmachungsteil der Entschuldigung dienen:
Um Terminüberschreitungen zu vermeiden, werde ich in Zukunft frühzeitig mit Ihnen sprechen, wenn ich befürchte, dass ich etwas nicht rechtzeitig erledigen kann. Ich werde mir mehr darüber im Klaren sein, wie viel Zeit kritische Projekte in Anspruch nehmen, und ich bin bereit, zusätzliche Stunden außerhalb des Büros einzuplanen, um sicherzustellen, dass sie erledigt werden. Das wird nicht wieder vorkommen.
In einigen Situationen wissen Sie möglicherweise nicht, was Sie anbieten sollen, um Ihr Verhalten auszugleichen. Wenn dies der Fall ist, können Sie einfach fragen: "Was kann ich tun, um dies zu korrigieren?"
Am wichtigsten ist es, zu zeigen, wie Sie sich in Zukunft anders verhalten, um zu verhindern, dass dasselbe Problem erneut auftritt.
Schließen Sie Ihre Entschuldigung
Jetzt müssen Sie nur noch die Nachricht abschließen. Dies ist recht einfach, aber stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Ton angeben. Sie sollten dem Empfänger für das Lesen Ihrer Entschuldigungsnachricht danken und ihm alles Gute wünschen.
Es kann auch eine gute Idee sein, sie einzuladen, darüber zu diskutieren, was Sie weiter gesagt haben. Dies zeigt, dass Sie aufrichtig und offen für zusätzliche Dialoge sind.
Hier ist eine Möglichkeit, Ihre E-Mail mit einer professionellen Entschuldigung zu schließen:
Vielen Dank für das Lesen. Wenn Sie etwas weiter besprechen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit mir auf, damit wir es bearbeiten können.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]
Wenn Sie nicht "Mit freundlichen Grüßen" verwenden möchten, funktionieren auch andere formelle Abschlüsse wie "Mit freundlichen Grüßen".
Ist E-Mail das richtige Medium?
Wir haben uns überlegt, wie man sich in einer E-Mail professionell entschuldigt. Bevor Sie jedoch mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie sich überlegen, ob eine E-Mail das richtige Medium für die Entschuldigung ist.
E-Mail hat sicherlich Vorteile, wenn es um Entschuldigungen geht. Da es keine zeitlichen Einschränkungen gibt, können Sie Ihre Gedanken klar und direkt zusammenstellen. Wenn eine schnelle Entschuldigung angebracht ist, können Sie sie per E-Mail in kurzer Zeit kontaktieren. Und im Gegensatz zu persönlichen Entschuldigungen müssen Sie nicht spontan sein und auf das reagieren, was die andere Person sagt.
Aber es ist nicht alles gut. E-Mail ist weniger persönlich als eine persönliche (oder telefonische) Entschuldigung. Abhängig von der Einrichtung Ihres Unternehmens kann das Senden einer E-Mail als feige empfunden werden, wenn ein persönliches Erscheinen möglich ist. Verstecke dich nicht hinter einem Bildschirm.
Entschuldigung, Fehler zu beheben
Richtig zu entschuldigen ist eine wertvolle Lebenskompetenz. Nicht jeder weiß, wie es geht, daher ist es einfach, die andere Person noch frustrierter als zuvor zu lassen. Verwenden Sie diese grundlegende Anleitung, um sich in einer E-Mail zu entschuldigen, und Sie werden auf dem Weg zu einer reparierten Beziehung sein.
Denken Sie daran, dass das ultimative Ziel einer Entschuldigung darin besteht, das gebrochene Vertrauen wieder aufzubauen. Sie haben etwas falsch gemacht, und die drei obigen Schritte beschreiben, wie Sie es angehen und korrigieren. Mach es nicht um dich.
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